Arbeitsabläufe, die teilweise einen hohen Komplexitätsgrad erreichen, gehören in jedem Unternehmen zum Tagesgeschäft. Ohne die Möglichkeiten moderner IT-Lösungen wären diese Prozesse nur schwer oder teilweise gar nicht beherrschbar. Workflow-Management-Systeme übernehmen die Steuerung derartiger Abläufe.
Sie als deren Anwender stehen allerdings bei Auswahl und Einsatz potenzieller Systeme vor der Schwierigkeit, dass unternehmensinterne Vorgänge teilweise komplett und kostenaufwendig umstrukturiert werden müssen, um sich den Anforderungen einer Standardsoftware anzupassen.
Unser Workflow-Management-System pecFLOW hingegen ordnet sich Ihren Anforderungen unter und bietet Ihnen einen höchstmöglichen Automatisierungsgrad bei maximaler Individualität und minimalen Investitionen, um Ihre Prozesse zukunftssicher und effizient modellieren zu können.
Mit unseren Technologien der agilen Software-Entwicklung sichern wir, dass Ihre Anforderungen zeitnah, robust und zuverlässig realisiert werden, um so die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens im Wettbewerb nachhaltig zu stärken.
pecFLOW IN IHREM UNTERNEHMEN
Aufgrund seiner Möglichkeiten, sich detailliert an Ihre internen Workflows anzupassen, verfügt pecFLOW natürlich über Möglichkeiten, die Struktur Ihres Unternehmens hinsichtlich deren Organisationsformen wie Abteilungen, Arbeitsgruppen und Mitarbeiter detailliert abzubilden. Unterschiedliche Perspektiven liefern dabei jedem Beteiligten eine für seine Tätigkeit optimierte Sicht auf einzelne Arbeitsabläufe. So haben Sachbearbeiter einen umfassenden Überblick über alle von ihnen bearbeiteten Aufgaben. Teamleiter andererseits überblicken offene Themen ihrer Arbeitsgruppe.
Ein ausgeklügeltes Berechtigungs- und Rollenkonzept, welches in pecFLOW integriert ist, erlaubt es jedem Beteiligten, jene Funktionen zu nutzen, welche seinem Arbeitsgebiet entsprechen. Selbstverständlich berücksichtigt pecFLOW dabei gesetzliche Regelungen wie die DSGVO oder bietet Ihnen die Möglichkeit, die Rechte- und Rollenvergabe revisionssicher nach dem 4‑Augen-Prinzip vorzunehmen.
ARBEITEN MIT pecFLOW
Einen schnellen und umfassenden Überblick über offene, zurückgestellte und abgeschlossene Aufgaben bietet ein integrierter Arbeitsvorrat, der je nach Zugangsberechtigung mitarbeiter‑, abteilungs- oder unternehmensbezogen sein kann. Der Arbeitsvorrat, eine digitale Ablage aller Vorgänge, Anträge, Auftragseingänge oder Anfragen dient gleichzeitig der Verteilung dieser auf einzelne Mitarbeiter oder Arbeitsgruppen. Er ist somit die zentrale Schaltstelle im gesamten Workflow.
Einzelne Vorgänge und Aufgaben bearbeiten Sie in übersichtlichen Masken. pecFLOW bietet Ihnen darüber hinaus einen homogenen Zugriff auf alle relevanten Dokumente, unabhängig vom Typ und ihrer Lokalisierung im Unternehmen oder im Internet. Lästiges Suchen im Dateiexplorer gehört damit der Vergangenheit an, von stupiden Routinearbeiten werden sie befreit.
Anwender des pecFLOW-Workflow-Management-Systems benötigen dabei keine separate Installation einer Client-Software. pecFLOW ist webbasiert und kann daher in jedem bekannten Webbrowser genutzt werden. Durch ein modernes Layout ermöglicht pecFLOW Ihnen ein ergonomisches Arbeiten auf allen bekannten Endgeräten, sei es auf PC, Smartphone, Tablet oder anderen Systemen.
STEUERUNG IHRER ARBEITSPROZESSE
Mit pecFLOW lassen sich Arbeitsabläufe überwachen und steuern. Ein integriertes Erinnerungs- und Eskalationsmanagement sorgt dafür, dass Aufgaben nicht übersehen und anvisierte Termine eingehalten werden können. Droht ein Terminverzug, kann pecFLOW alle Beteiligten zyklisch u.a. per E‑Mail darüber informieren. Ein Ampelsystem weist dabei bereits im Vorfeld auf mögliche Eskalationen hin.
Das Routing-Konzept, welches alle Arbeitsabläufe pecFLOW-intern steuert, sorgt dafür, dass Aufgaben von Bearbeiter zu Bearbeiter oder zu anderen Arbeitsgruppen geleitet werden. Selbstverständlich gewährt pecFLOW Ihnen die Option, auch individuell in einzelne Prozesse einzugreifen.
Basis unseres pecFLOW-Workflow-Management-Systems ist eine eigenentwickelte Workflow-Engine. Sie beinhaltet generalisierte Komponenten, welche in der Regel bei jedem Workflow-Projekt notwendig sind und damit universell eingesetzt werden können. Darauf aufbauend entwickeln wir unternehmensspezifische Module, mit denen Ihre internen Geschäftsprozesse modelliert werden. Für Sie sind reduzierte Kosten bei steigender Qualität und wachsender Flexibilität positive Ergebnisse dieses Prozesses.
DATEN UND DOKUMENTE
Dreh- und Angelpunkt aller Arbeitsabläufe sind Daten und Dokumente. Mit pecFLOW haben Sie die Möglichkeit, Daten in den von Ihnen bevorzugten Datenbanksystemen zu speichern, seien es beispielsweise Oracle, Db2 oder Microsoft SQL Server. pecFLOW beinhaltet aber auch eigenständige Datenbanklösungen.
Das Dokumentenmanagement unterstützt pecFLOW auf vielfältige Art und Weise. Dokumente erhalten Sie in der Regel auf unterschiedlichen Wegen, über E‑Mail, als Fax, aus kundenseitigen Anfragen über Webformulare oder postalisch. Die in pecFLOW integrierte Digitalisierungsschnittstelle bereitet eingehende Daten so auf, dass sie in homogener Form im Arbeitsvorrat abgelegt werden. Eine manuelle, zeitaufwendige und fehleranfällige Überwachung von E‑Mail-Accounts oder Faxgeräten entfällt damit vollständig.
Auch auf dem Gebiet der Dokumentenerstellung erhalten Sie von pecFLOW umfassende Unterstützung. Die automatisierte Generierung von PDF-Dokumenten beherrscht pecFLOW ebenso wie die Dokumentenerzeugung in üblichen Office-Formaten.
INTEGRATION IN IHRE IT-INFRASTRUKTUR
pecFLOW besitzt über seinen enormen Leistungsumfang hinaus die Möglichkeit, sich vielfältig in Ihre unternehmensinterne IT-Landschaft zu integrieren. Der Aufbau von Schnittstellen zu Ihren bestehenden Systemen ist dabei äußerst effizient möglich. Speziell für pecFLOW haben wir Tools zur Interface-Generierung entwickelt, die alle modernen Kommunikationstechnologien wie beispielsweise REST- oder SOAP-Protokolle unterstützen. Der bidirektionale Datenaustausch zwischen pecFLOW und weiteren Anwendungen in Ihrem Unternehmen ist auf diese Weise problemlos möglich, sei es beispielsweise zur Fakturierung, zum Mail- oder Faxversand oder zur revisionssicheren Langzeitarchivierung Ihrer Dokumente.
Unterstützt werden selbstverständlich auch reine Datenbankschnittstellen, der Datentransfer mit den Möglichkeiten der File-Kommunikation oder auch jener zwischen pecFLOW und proprietären Systemen mit nicht standardisierten Schnittstellen.
STATISTIK UND AUSWERTUNGEN
Statistiken sind eine wesentliche Grundlage für die weitere Optimierung der Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen, zur Steigerung der Effektivität oder für strategische Unternehmensplanungen. pecFLOW bietet Ihnen auch auf diesem Gebiet umfangreiche Unterstützung. Die Auswertung Ihrer Datenbestände, die selbstverständlich nur jenen Verantwortlichen zugängig ist, die über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, liefert Ihnen detaillierte Informationen zu unterschiedlichen Kennziffern. Dabei ist es belanglos, ob Sie die Aufbereitung der Ergebnisse grafisch oder in tabellarischer Form erwarten. pecFLOW bietet Ihnen diese Möglichkeiten und weiterhin natürlich Varianten, alle Ergebnisse in bekannte Office-Formate oder als PDF-Dokument zu exportieren.
pecFLOW FÜR IHRE KUNDEN
Sie erhalten Anfragen, Anträge oder Nachrichten von Ihren Kunden und möchten diese ebenfalls in Ihrem Workflow-Management-System bearbeiten und verwalten? Kein Problem! pecFLOW liefert auch auf diesem Gebiet die passenden Varianten. Lösungen im Webumfeld bieten auch hier das größte Potenzial für den Informationsaustausch zwischen Ihnen und Ihren Kunden.
Webformulare und ‑masken, mit denen Sie unternehmensintern arbeiten, können daher in analoger Form auch Ihren Kunden weltweit bereitgestellt werden. Das in pecFLOW integrierte Sicherheitskonzept sorgt dabei für eine strenge Trennung zwischen der kundenseitigen Internet- und Ihrer unternehmensinternen Intranet-Plattform. Ebenso werden rechtliche Anforderungen des Datenschutzes berücksichtigt.
Um Kunden weltweit zu erreichen, verfügt pecFLOW über Möglichkeiten, alle Informationen in beliebigen Sprachen zu kommunizieren.
WIE UNTERSTÜTZEN WIR SIE?
So wie pecFLOW Sie mit Ihren Kunden verbindet, besteht auch für Sie die Möglichkeit, mit uns als Entwickler von pecFLOW in Kontakt zu treten. Dazu nutzt pecFLOW ein integriertes Ticketsystem, über das Sie Meldungen, Vorschläge und Empfehlungen für Weiterentwicklungen oder Anpassungen an uns weiterleiten können. Eine zügige und zeitnahe Bearbeitung Ihrer Anliegen sichern wir Ihnen zu.
